بررسی‌ مدیریت‌ جامع‌ فرایندهای‌ کسب‌ و کار

این‌ مقاله‌ که‌ به‌ وسیله‌ دکتر راج‌رامش‌ تنظیم‌ و تدوین‌ شده‌ و به‌ وسیله‌>امیره‌ نیکخواه‌< رییس‌ گروه‌ نظارت‌ واستانداردسازی‌ دفتر فناوری‌ اطلاعات‌شرکت‌ توانیر ترجمه‌ و تلخیص‌ شده‌مباحث‌ مهم‌ مدیریت‌ جامع‌فرآیندهای‌ کسب‌ و کار را مورد ارزیابی‌و تجزیه‌ و تحلیل‌ قرارداده‌ است‌.

فرض‌ می‌کنیم‌ که‌ تصمیم‌ گرفته‌اید باخانواده‌ به‌ سفر بروید. لازم‌ است‌ به‌ مدت‌طولانی‌ رانندگی‌ کنید و اتومبیل‌ شما برای‌چنین‌ سفری‌ مطمئن‌ نیست‌. بنابراین‌تصمیم‌ به‌ خرید اتومبیل‌ می‌گیرید. در این‌نمایشگاه‌ اتومبیل‌ پاترول‌ را با توضیحات‌فروشنده‌ انتخاب‌ می‌کنید و از مزایای‌ این‌اتومبیل‌ برای‌ همسرتان‌ صحبت‌می‌کنیداما پس‌ از بازگشت‌ از سفر متوجه‌می‌شوید، پاترول‌ برای‌ سفرهای‌ روزانه‌داخل‌ شهر زیاد مناسب‌ نیست‌.

بدین‌ ترتیب‌، شما هزینه‌ زیادی‌ برای‌یک‌ نرم‌افزار صرف‌ کرده‌اید که‌ تا حدزیادی‌ بی‌مصرف‌ است‌.

بنابراین‌ در محیط کار پیدا کردن‌نرم‌افزار مناسب‌ که‌ هم‌ اهداف‌ کوتاه‌ مدت‌و هم‌ اهداف‌ بلند مدت‌ شما را تامین‌ کرده‌ وضمانت‌ کند بسیار مهم‌ است‌.

باید گفت‌ که‌ فناوری‌ اطلاعات‌ واهداف‌ کسب‌ و کار هم‌ در یک‌ جهت‌هستند.

در سناریوی‌ مسافرت‌، به‌ کارگیری‌روش‌ زیر نتیجه‌ بهتری‌ بدنبال‌ دارد: قبل‌ ازهر چیز، شما و همسرتان‌ اهداف‌ خانواده‌ راتعیین‌ کنید. احتمالا رسیدن‌ به‌ توازن‌ پکار- زندگی‌پ یکی‌ از اهداف‌ خواهد بود. وقتی‌تصمیم‌ به‌ مسافرت‌ می‌گیرید، پیشنهاد راامکان‌سنجی‌ کنید که‌ شامل‌ بودجه‌،زمانبندی‌، اولویتهای‌ خانواده‌، اهداف‌ بلندمدت‌ در حدود یک‌ زندگی‌ متوازن‌ باشد ومشخص‌ کنید که‌ آیا مسافرت‌ با اهداف‌خانواده‌ متناسب‌ است‌ یا خیر؟

در صورتیکه‌ نتیجه‌ امکان‌سنجی‌مثبت‌ باشد، برای‌ مسافرت‌ برنامه‌ریزی‌کنید.

به‌ طور کلی‌ هدف‌ تاکتیکی‌ مورد نظرو هدف‌ راهبردی‌، زندگی‌ کردن‌ در یک‌شرایط متوازن‌ است‌. هر دو هدف‌، در یک‌جهت‌ بوده‌ و خرید اتومبیل‌ مناسب‌ درخدمت‌ رسیدن‌ به‌ این‌ اهداف‌ است‌.

برای‌ استفاده‌ اتومبیل‌ در دراز مدت‌، باتنظیم‌ مرتب‌ و تعویض‌ روغن‌ از آن‌ خوب‌نگهداری‌ می‌کنید. اتومبیل‌ به‌ داشبوردی‌مجهز است‌ که‌ با علایمی‌، میزان‌ مصرف‌بنزین‌ و... را نشان‌ می‌دهد. براساس‌ این‌علایم‌، اتومبیل‌ را در طول‌ چرخه‌ حیاتش‌تنظیم‌ یا تعمیر می‌کنید.

به‌ طور کلی‌ مراحل‌ تحلیل‌،برنامه‌ریزی‌، پیاده‌سازی‌، نگهداری‌ وپایش‌، مراحل‌ یک‌ فرآیند کسب‌ و کارهستند. مدیریت‌ فرآیند کسب‌ و کار(BPM)، انتظامی‌ است‌ که‌ بر کارایی‌کسب‌ و کار نظارت‌ دارد و نحوه‌ انجام‌ کار رااداره‌ می‌کند.



ضرورت‌ مدیریت‌ فرآیند کسب‌و کار (BPM)

در گذشته‌، BPM اغلب‌ با تکنولوژی‌شناخته‌ می‌شد. در نتیجه‌ توجه‌ مدیران‌ارشد را به‌ خود جلب‌ نمی‌کرد. حتی‌ بعضی‌از تحلیل‌گران‌، فرآیند کسب‌ و کار را به‌عنوان‌ نرم‌افزاری‌ که‌ داده‌ها، برنامه‌های‌کاربری‌ و نیروی‌ انسانی‌ را از طریق‌ یک‌فرآیند مشترک‌ یکپارچه‌ می‌سازد تعریف‌می‌کردند. تعاریف‌ دیگر BPM مشتری‌محور یا سازمان‌ محور هستند. به‌ طورمختصر، یک‌ فرآیند کسب‌ و کار را می‌توان‌پیک‌ مجموعه‌ هماهنگ‌ از فعالیتهای‌کسب‌ و کار که‌ منجر به‌ نتایج‌ خاصی‌خواهند شدپ، تعریف‌ کرد.

اولین‌ محرک‌ یک‌ سازمان‌، ارایه‌ارزش‌ به‌ مشتریان‌، کارکنان‌، سهامداران‌ واجتماع‌ بزرگتر در بردارنده‌ آن‌ است‌. ارزش‌از طریق‌ فرآیندهای‌ کسب‌ و کار منتقل‌می‌شود که‌ بعضی‌ از فرآیندها در داخل‌ وبرخی‌ در پیرامون‌ سازمان‌ انجام‌ می‌شوند.فرآیندهایی‌ نظیر تامین‌ سفارش‌ به‌ منظورتحویل‌ و ارایه‌ ارزش‌، بحرانی‌ هستند زیرامشتری‌ پول‌ می‌پردازد و انتظار دریافت‌محصول‌ با کیفیت‌ را به‌ موقع‌ دارد.فرآیندهایی‌ نظیر پپرداخت‌ پاداش‌کارکنان‌پ فرآیندهای‌ توانمندساز هستندکه‌ به‌ بالا رفتن‌ کارآیی‌ و بهره‌وری‌ کلی‌فرآیندهای‌ بحرانی‌ کمک‌ می‌کنند.

فرآیندهایی‌ توانمندساز هستند که‌ به‌بالا رفتن‌ کارآیی‌ و بهره‌وری‌ کلی‌فرآیندهای‌ بحرانی‌ کمک‌ می‌کنند.

فرآیندهای‌ بحرانی‌ مستقیمٹ به‌اهداف‌ راهبردی‌ متصل‌ هستند. برای‌ مثال‌اگر هدف‌ راهبردی‌، کسب‌ رضایت‌ بیشترمشتری‌ باشد، عمل‌ لازم‌ می‌تواند، رسیدن‌به‌ چرخه‌ تامین‌ سفارش‌ در طی‌ 2 روزباشد. به‌ این‌ ترتیب‌، ممکن‌ است‌بهینه‌سازی‌ فرآیند تامین‌ سفارش‌ نیازباشد. سپس‌ ممکن‌ است‌ تمام‌فرآیندهایی‌ که‌ نقشی‌ در رسیدن‌ به‌ اهداف‌راهبردی‌ دارند، تعیین‌ شوند. به‌ عبارت‌دیگر فرآیندها و اهداف‌ راهبردی‌ به‌ شدت‌به‌ هم‌ متصل‌ هستند. بنابراین‌،بهینه‌سازی‌، مدیریت‌ و کنترل‌ فرآیندها،مفهوم‌ و موجودیت‌ پیدا می‌کند. BPMمزایای‌ زیر را بدنبال‌ دارد:

-
چابکی‌: کسب‌ و کار باید نسبت‌ به‌تغییرات‌ سریع‌ بازار عکس‌العمل‌ نشان‌دهد.

-
قابلیت‌ تطبیق‌: می‌توان‌ از BPM برای‌ایجاد برنامه‌های‌ کاربردی‌ ترکیبی‌ استفاده‌کرد تا سطح‌ عملکرد برنامه‌های‌ کاربردی‌قدیمی‌ را بالا برد. از آنجاییکه‌ این‌برنامه‌های‌ کاربردی‌ پمرکب‌پ هستند باسرعت‌ بیشتری‌ با تغییر نیازمندیها قابل‌تطبیق‌ خواهند بود.

-
کنترل‌ و پایش‌: طی‌ فرآیند پایش‌مدیران‌ می‌توانند کارایی‌ کسب‌ و کار راپایش‌ نمایند که‌ منجر به‌ شناسایی‌ موانع‌ ورفع‌ آنها خواهد شد.

-
شفافیت‌: سازمانها باید فرآیندهایی‌ رابرقرار سازند که‌ شفافیت‌ بیشتری‌ دارند به‌گونه‌ای‌ که‌ ضمانت‌ پایش‌ و مدیریت‌ آنهادر همه‌ حوزه‌های‌ عملکردی‌ وجود داشته‌باشد.



عملکرد بین‌ حوزه‌ای‌ BPM

به‌ طور کلی‌ BPM عملی‌ در عرض‌سازمان‌ است‌. یک‌ شرکت‌ تولید و فروش‌محصول‌ را فرض‌ کنید. این‌ شرکت‌ یک‌فرآیند سفارش‌ دارد. مشتری‌ سفارشی‌می‌دهد که‌ منجر به‌ یک‌ مجموعه‌ ازفعالیتهای‌ زیر می‌شود و واحدهای‌سازمانی‌ مختلفی‌ را درگیر خواهد کرد:

-
دریافت‌ و ورود سفارش‌ (واحد خدمات‌مشتریان‌)

-
انتخاب‌ و اولویت‌بندی‌ سفارش‌ (واحدبازاریابی‌)

-
زمان‌بندی‌ تولید محصول‌ (واحدعملیات‌)

-
تامین‌ که‌ شامل‌ تولید، سرهم‌ بندی‌،تست‌ و تحویل‌ (واحد عملیات‌) می‌شود

-
صدور صورتحساب‌ (واحد حسابداری‌)

-
مرجوع‌ زدن‌ و شکایات‌ (واحد فروش‌)

-
خدمات‌ پس‌ از فروش‌ (واحد خدمات‌مشتریان‌)

جریان‌ یافتن‌ سفارش‌ در واحدهای‌سازمانی‌، منجر به‌ تغییر شکل‌ آن‌ می‌شودو در نهایت‌ مشتری‌ محصول‌ مورد نظر خودرا دریافت‌ می‌کند.

تقریبٹ تمام‌ شرکتها به‌ صورت‌ سلسله‌مراتبی‌ سازمان‌ یافته‌اند. هر واحدسازمانی‌ نقش‌ کوچکی‌ را در فرآیند بازی‌می‌کند. اما هیچ‌ واحدی‌ از ابتدا تا انتهای‌فرآیند را به‌ طور کامل‌ پسرپرستی‌پنمی‌کند. در این‌ مرحله‌ مشکل‌ ایجادمی‌شود. اکثر فرآیندها در داخل‌ واحدهای‌سازمانی‌ کارآمد هستند اما جایی‌ که‌ خراب‌می‌شوند مرز بین‌ واحدهای‌ سازمانی‌ است‌.

برای‌ اطمینان‌ از کارآمدی‌ فرآیند،باید مسوولیت‌ کلی‌ فرآیند از ابتدا تا انتهابه‌ شخصی‌ سپرده‌ شود. چنین‌ شخصی‌،یک‌ پناظرپ فرآیند است‌ که‌ باید از مرزواحدهای‌ سازمانی‌ عبور کند تا ضمانت‌دهد که‌ فرآیند نتایج‌ مطلوب‌ را تولید کرده‌ واهداف‌ کارایی‌ را تامین‌ می‌کند. وظیفه‌مدیریت‌ ارشد ایجاد چنین‌ هماهنگی‌است‌. اگر همکاری‌ در سطح‌ مدیریت‌ ارشدکم‌ باشد، عدم‌ همکاری‌ در سطوح‌ پایینی‌سازمان‌ بیشتر خواهد بود. موفقیت‌ BPMبه‌ حمایت‌ و ضمانت‌ مدیریت‌ ارشدبستگی‌ دارد.

شناخت‌ و درک‌ فرآیندهای‌ سازمان‌،بخصوص‌ فرآیندهای‌ بحرانی‌، برای‌مدیران‌ ارشد سازمان‌ قبل‌ از اینکه‌ آنها رامدیریت‌ کنند، حیاتی‌ است‌. اگر مدیران‌ارشد ندانند که‌ در سطوح‌ پایینی‌ فرآیند چه‌می‌گذرد، گسیختگی‌ اصلی‌ پیش‌ می‌آید.متناسب‌ با اندازه‌ سازمان‌، ممکن‌ است‌نیاز باشد هر مدیری‌ که‌ منتسب‌ به‌فرآیندی‌ می‌شود، آن‌ را در سطوح‌ عمیق‌ وعمیق‌تری‌ بشناسد و بفهمد. البته‌، عمق‌شناخت‌ در این

/ 0 نظر / 32 بازدید